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Grupo Inplak aumenta produtividade com ferramentas de Modern Workplace

Tudo foi feito de forma ágil e assertiva, sendo esse o ponto crucial para a tomada de decisão por esta mudança. (...) Tínhamos uma quantidade considerável de e-mails para fazer a transição e tudo foi feito em uma única noite sem termos nenhum problema pós migração.

Luis Oscar Rodrigues, CEO — Inplak

Contexto

Com mais de 17 anos de atuação no segmento, a Inplak busca conectar Comunicação Visual, Construção Civil e Materiais de PDV para apresentar soluções inovadoras ao mercado. Seu diferencial baseia-se na proposta de unir design e arquitetura, desenvolvendo conceitos arrojados e impactantes em prazos de produção reduzidos, sem perder a qualidade exigida pelo cliente.

Por meio de soluções de ponta a ponta, tudo é produzido em sua sede, que engloba centro de usinagem CNC, centro de corte e gravação à laser, pintura PVA e automotiva com cabine linha seca homologada pela CETESB.

O polo de produção também é composto por serralheria, com máquinas avançadas e de primeira linha, marcenaria com equipamentos que são tendência no mercado, bureau gráfico com impressão UV e eco solvente.

Com duas unidades que representam mais de 5.000 m², o Grupo Inplak dispõe de uma infraestrutura completa, que possibilita a execução de grandes e complexos projetos, com atendimento personalizado, responsabilidade e visão estratégica de negócios.

Desafio

Produtividade comprometida

Devido a essa diversidade e extensão de negócios, um dos maiores desafios enfrentados pela companhia era a integração e comunicação entre os setores, que acontecia de forma incompleta, ocasionando transtornos no andamento dos processos internos.

Como a empresa está constantemente expandindo, ela precisava aumentar o desempenho da sua comunicação – uma das engrenagens que fazem uma empresa girar, e sua equipe é quem torna possível o movimento dessas peças. A partir do momento em que os colaboradores trabalham de forma alinhada, o negócio flui melhor e, consequentemente, traz mais resultados positivos. Por isso, era crucial corrigir esse contratempo.

Outros pontos importantes eram a instabilidade enfrentada com o servidor de e-mail e o pouco espaço nas caixas de correio, que dispunham apenas de 5GB de armazenamento, o que não supria a real demanda que a empresa tinha.

O novo contexto de pandemia debilitou ainda mais esse processo: com a transmissão mais intensa dos e-mails, o Grupo Inplak encontrou dificuldades com a incompatibilidade nas trocas de mensagens e vídeo chamadas com a equipe e seus clientes, além da lentidão nos serviços e a falta de suporte.

Visto que a comunicação interna do grupo não estava ocorrendo de maneira produtiva, sempre com dificuldade no envio de e-mails e a falta de suporte com seu antigo provedor, surgiu a necessidade de procurar um parceiro e tecnologia que realizassem a migração das caixas de correio eletrônico em tempo ágil e que proporcionassem um treinamento completo da plataforma do início ao fim, além de uma consultoria especializada.

Nesse cenário, a Lattine Group foi escolhida para apoiá-los nesse processo. Com sua experiência proporcionou direcionamentos assertivos desde a consultoria, migração e suporte apresentando ferramentas e funcionalidades totalmente inovadoras, destacou Luis Oscar Rodrigues e Giovani de Souza Silva Albanez do Grupo Inplak.

Solução

Investindo em um ambiente de trabalho moderno

A solução escolhida foi o Microsoft 365, a nuvem de produtividade corporativa que resolveu os maiores obstáculos da organização: ferramentas que conectam e organizam todas as áreas, colaboração em local personalizado e em tempo real, espaço de 1tb de armazenamento por usuário, além do já conhecido pacote office que permite trabalhar de qualquer lugar e dispositivo.

Dentre os recursos, o que trouxe maior impacto foi a implantação do Microsoft Teams um espaço colaborativo para os profissionais discutirem suas ideias, compartilhar arquivos, realizar reuniões e criar projetos inovadores em conjunto.

Com o uso do Teams, foi possível integrar a comunicabilidade entre todas as esferas da companhia, sanando o problema relacionado à comunicação, além de aprimorar a rotina da organização com a utilização do Planner dentro da ferramenta. O processo diminuiu o SLA da empresa, deu eficiência ao time e o Teams tornou-se a ferramenta corporativa principal do Grupo.

De acordo com Luis e Giovani, toda a tratativa feita com a Lattine Group foi excelente, desde o primeiro contato até o fechamento do ciclo de treinamentos. “Tudo foi feito de forma ágil e assertiva, sendo esse o ponto crucial para a tomada de decisão por esta mudança”, disse.

A equipe de arquitetura da Lattine traçou um planejamento adequado para as necessidades do Grupo com a integração, comunicação e organização de equipes que eles precisavam.

“Tínhamos uma quantidade considerável de e-mails para fazer a transição e tudo foi feito em uma única noite sem termos nenhum problema pós migração”, comemoram Albanez e Rodrigues.

Motivo da decisão

Preparados para uma implantação de sucesso

Para o Grupo Inplack, um dos motivos pela busca de um parceiro que também fizesse a capacitação dos usuários foi justamente o entendimento: quanto maior o conhecimento sobre as novas ferramentas, mais acelerada seria a adesão aos softwares e maior a eficácia dos sistemas, já que seriam aproveitados ao máximo.

E esse caminho se mostrou muito sensato.

“Os treinamentos foram essenciais para o sucesso das ferramentas, pois a maioria dos colaboradores não tinham conhecimento da plataforma e aplicativos. Nosso maior desafio foi a familiarização com o novo ambiente, mas o processo foi rápido, gerando resultados exponenciais para a Inplak, nos trazendo excelentes ganhos, como por exemplo: a otimização do funil de vendas da área comercial proporcionando a realização de ações mais assertivas e uma visão geral de toda a jornada do cliente. Assim como a facilidade e agilidade na gestão de todos os e-mails em um único ambiente.”, conclui Luis Oscar.

Todo o processo foi atribuído com treinamentos focados em gestão de contas para equipe de TI e para usuários finais, trazendo insights para todos os setores.

Resultados já obtidos

Com o uso de tecnologias da Microsoft foi possível melhorar o compartilhamento de arquivos e os planos de organização por meio da nuvem, gerando um ambiente prático e seguro, ágil para o envio e recebimento de arquivos, e que passou a contar com uma camada a mais de segurança para o tráfego de dados que acelera o processo de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – já em vigor.

“O resultado que alcançamos na Inplak foi muito positivo em termos de produtividade, comunicação, praticidade, colaboração e segurança. Entregamos um produto de qualidade para os funcionários e com um serviço muito bom”, finalizou Johson Souza, arquiteto de soluções da Lattine Group.

A parceria deu tão certo, que a Inplak deseja explorar cada vez mais os programas adquiridos com intuito de otimizar ainda mais antigos processos e trazer inovações à todas as instâncias e repartições, assim como para a corporação como um todo.

“Agora contamos com uma ferramenta que atende à necessidade da companhia. O Microsoft Teams e a plataforma Microsoft 365 nos trouxeram essa segurança, nos sentimos em um ambiente que promove governança”, lembra Giovani.

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