Durante muitos anos, quando falávamos em ambiente de colaboração, nos referíamos ao simples compartilhamento de arquivos e troca de mensagens.

Os aplicativos da Microsoft já permitiam, como uma inovação, adicionar notas e comentários identificando o autor. Entretanto, o arquivo precisava ser enviado por e-mail ou disponibilizado em uma pasta compartilhada para que outros usuários pudessem ter acesso e fazer seus comentários, um de cada vez.

Compartilhamento de calendários sempre foi um desafio, como ter um calendário pessoal e um calendário de equipe?

Estas e outras questões sempre eram respondidas por um time de TI qualificado, com pouca ou nenhuma liberdade aos usuários para poder reagir rápido às mudanças exigidas por seu ambiente de negócios.

O Microsoft Office 365 é parte da iniciativa da Microsoft em dar mais poder aos usuários para que possam interagir de forma mais dinâmica com parceiros dentro e fora dos limites da sua empresa, diminuindo a dependência da sua equipe de TI.

Vamos falar um pouco sobre algumas novas formas de interação possíveis agora através das funcionalidades disponibilizadas pelo Office 365.

Armazenamento de arquivos
Cada usuário desta plataforma de colaboração possui uma área de arquivos na nuvem chamada de OneDrive, todos os seus arquivos de trabalho podem ser gravados nesta área, eliminando a necessidade de cópias de segurança. Sempre que um arquivo é editado, um novo registro de histórico é criado. Você pode ainda manter uma cópia sincronizada no seu computador para poder acessar o arquivo quando não estiver online.

Os anexos dos e-mails recebidos no Outlook podem ser enviados diretamente para sua área do OneDrive, sem necessidade de passarem pelo seu computador.

Manter seus arquivos na nuvem lhe dá mais segurança contra perda de informações causadas por discos danificados, atualizações ou exclusões acidentais, sem mencionar que você poderá acessar seus arquivos de seus outros dispositivos como telefone, tablets, outros PCs, etc.

Compartilhamento de arquivos
Os arquivos salvos no OneDrive podem ser compartilhados através de links de internet. Você diz quem pode acessar o seu arquivo e envia aos seus colaboradores um link para que eles possam acessá-lo. Seus contatos poderão, então, acessar o arquivo, sempre com o conteúdo atualizado. Você poderá ainda controlar se os seus contatos têm ou não permissão para modificar o conteúdo.

Quando um arquivo for modificado, o Office 365 guarda automaticamente uma nova versão no histórico, garantindo que nenhum dado seja perdido.

Edição Simultânea
Ao editar um arquivo compartilhado do Word ou Excel por exemplo, seja através das versões Online ou das versões instaladas localmente, as modificações podem ser vistas em tempo real pelos outros usuários que estiverem com o arquivo aberto. Você se lembra dos comentários que eram feitos nas cópias do documento, um usuário por vez? Pois agora temos uma nova experiência neste tipo de colaboração, sem a necessidade de troca de e-mails ou cópias de arquivo.

Calendários
O Office 365 permite a criação de grupos de usuários, onde você pode relacionar os usuários de um mesmo departamento ou de um mesmo projeto. Um usuário pode participar de vários grupos e cada grupo pode ter seu próprio calendário, com as atividades de seus membros.

Utilizando o Outlook 365, o usuário pode unificar a visão dos calendários de todos grupos aos quais pertence e identificar eventuais conflitos de agenda.

Estes são alguns dos recursos fornecidos pelo Office 365, observados pelo ponto de vista do usuário final, que precisa de mais agilidade e segurança para suas rotinas diárias. Todas estas atividades podem ser executadas sem necessidade de interação com a equipe de TI. Podemos fazer muito mais, basta que estejamos atentos a estas novas ferramentas e sobre o momento de Transformação Digital pelo qual estamos passando.

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