Enviar um email de uma conta pessoal é completamente diferente de fazê-lo usando o endereço corporativo – este tem maior credibilidade e carrega consigo um tom mais sério. A prospecção de clientes pode trazer mais resultados, por exemplo, da mesma forma que o vínculo com os atuais se torna mais forte.

2. Saiba para que servem as linhas Para, Cc e Cco

Sim, cada campo desses tem uma função e usá-lo de forma inteligente é um dos segredos para fazer da comunicação melhor. Saiba como!

O primeiro, nomeado de Para, refere-se ao principal destinatário e sempre deve ser preenchido. No segundo, o Cc, você indicará quais outras pessoas participarão da conversa, e elas poderão visualizar os endereços contidos nesse espaço, além de receber as respostas se estas forem encaminhadas a todos. O Cco, último campo, contém o contato de indivíduos que ficarão anônimos e não poderão receber o retorno.

Separar os participantes corretamente evita o compartilhamento de endereços com estranhos e o aborrecimento por recebimento de diversos emails. Além disso, essa prática permite que as mensagens circulem somente entre aqueles que realmente têm de discutir o tópico.

3. O assunto é o primeiro texto lido

Essa é uma das partes mais importantes de um email e, se mal elaborada, há chances de a mensagem nem ser aberta. Considerando isso, recomenda-se especificar o tópico e mostrar porque ele é importante. Em caso de urgência, essa informação deve estar contida na chamada para que a prioridade não passe despercebida.

Lembrando que esse campo nunca pode ficar em branco ou ser escrito em letras maiúsculas – estas dão a impressão de que se está gritando.

4. Organize seu texto

Um texto bem escrito e estruturado faz a leitura fluir melhor – ser objetivo, manter a linguagem simples e quebrar parágrafos é, portanto, essencial. Desta forma, facilita-se o entendimento e diminui-se a densidade do email, o que permite que o destinatário entenda-o em menos tempo. Otimizar o seu tempo e o dele contribui, também, para respostas mais rápidas.

5. Compartilhe arquivos ao invés de anexá-los na mensagem

Muitos evitam abrir arquivos com medo de que contenham vírus. É comum, ainda, não conseguir anexá-los devido ao seu tamanho, que ultrapassa o limite. Carregar documentos, imagens e vídeos na nuvem e compartilhar o link permite que o destinatário tenha acesso a essas informações sem correr qualquer risco, além de evitar os impasses do upload convencional, adicionando a mídia ao corpo do email.

6. Atribua uma assinatura com logotipo ao seu email

Criar uma assinatura e adicionar seu logo ajuda a consolidar sua marca. Trata-se de uma oportunidade sutil, mas potente na medida em que você e seus funcionários estarão o tempo todo relacionando a empresa a um conteúdo visual. É possível adicionar informações como site, telefone e redes sociais para ampliar o contato com os clientes e parceiros.

7. Preencha o campo Para por último

Preencher a linha Para por último evita o envio precipitado ou equivocado de um email. Ao voltar para a primeira parte, você pode revisar os outros campos de modo a assegurar que eles foram preenchidos corretamente e que todos foram incluídos na conversa.

8. Revise, revise e revise

É possível que erros passem despercebidos na primeira leitura que fazemos, por isso revisar o texto depois de finalizá-lo é indispensável. Tão relevante quanto os equívocos ortográficos e gramaticais, o tom da mensagem deve ser adequado. Atente-se a piadas e sarcasmos – o destinatário não está lhe vendo e o humor pode ser confundido como grosseria ou deboche. Depois disso, revise-o novamente.

Essas dicas contribuem para melhorar o seu email e torná-lo mais profissional, mas uma solução como o Microsoft Exchange é realmente capaz de transformá-los. Confira seus benefícios neste post e solicite uma demonstração aqui.