O home office (escritório em casa, em tradução livre) é um modelo de trabalho que se tornou muito comum na última década. No mês de março, no entanto, esse formato observou um boom em todo o mundo graças ao rápido desenvolvimento do novo coronavírus. Nesse contexto, o Microsoft Teams, a plataforma de comunicação remota da Microsoft, também passou por um processo de crescimento.

A pandemia da COVID-19 já acumula milhares de casos no Brasil. Desde o início de março, cada vez mais empresas estão implementando o home office em suas rotinas. E a Microsoft é uma delas. No início do mês de março, a companhia solicitou que mais ou menos 50.000 funcionários na área de Seattle, nos Estados Unidos, trabalhassem de casa.

Em teoria, o home office pode parecer a forma perfeita de trabalhar. Afinal, não há lugar mais confortável no mundo do que a própria casa, certo?

Bom, nem tudo são flores.

Na prática, o trabalho remoto exige disciplina e a construção de novos hábitos e rotinas que, quando se trabalha em um escritório físico, não fazem tanto sentido assim. Pensando nisso, separamos 5 dicas pensadas especialmente para os profissionais que estão tendo contato com o home office pela primeira vez. E mais: ao longo do post, contamos como o Microsoft Teams pode ajudá-los nesse processo.

1. O espaço importa
No escritório da companhia, temos uma mesa, computador, cadeira… Lá, os ambientes foram preparados para que os colaboradores cumpram os seus expedientes com todo o suporte possível. No home office, nem sempre essa situação se sustenta.
Por isso, o ideal é separar um espaço específico da casa e transformá-lo no seu escritório. Nesse momento, é importante escolher um lugar que seja, sim, confortável, mas que estimule a produtividade de alguma maneira. No caso, trabalhar na cama não é uma boa ideia; utilizar uma parte da mesa de jantar que quase ninguém usa, no entanto, pode ser uma boa pedida.

2. Atenção à comunicação
Diferentemente do que acontece no escritório, no home office não é possível rolar a cadeira até o seu colega de equipe. Logo, contar com o suporte de ferramentas de comunicação é indispensável.

Prova disso é o fato de o Microsoft Teams ter crescido 37,5% em uma semana (entre os dias 11 e 18 de março). A plataforma de comunicação unificada da Microsoft já conta com mais de 44 milhões de usuários em todo o mundo. E o motivo disso é simples: mais do que apenas uma ferramenta de chat, o Teams funciona como um escritório virtual.

Algumas possibilidades do Microsoft Teams:
• Realizar videoconferências com a equipe no início do dia, a fim de conversar sobre as demandas e expectativas para as horas seguintes. É uma boa maneira de sinalizar ao seu cérebro que o dia de trabalho está começando no home office. Com o Microsoft Teams, é possível reunir várias pessoas em uma mesma chamada com vídeo!
• Se o cenário do seu home office não está dos mais organizados, é possível desfocar o fundo da imagem da sua câmera. Esse recurso pode ser configurado na tela “Escolha suas configurações de áudio e vídeo”, disponível logo quando se entra na chamada.
• É muito importante ter pautas e objetivos definidos antes de cada reunião. Se, no começo do expediente, a sua intenção é saber o planejamento de cada membro da equipe, atente-se a isso. Evitar distrações nesses momentos pode ser determinante para o andamento do home office ao longo do dia.
• Para questões mais rápidas, utilize o chat do Microsoft Teams. Nele, é possível trocar mensagens instantâneas com os colegas e compartilhar arquivos de diferentes formatos.

3. Não deixe a saúde de lado
É importante saber se desligar. Quando se trabalha em um escritório, os horários têm linhas menos borradas. O expediente começa quando se chega à empresa; o horário de almoço tem início e fim; e o encerramento da jornada é naturalmente conduzido pela equipe. No home office, não funciona dessa maneira.

O time de engenharia da Microsoft, que também está de home office nesse momento, tem começado a trabalhar mais cedo e encerrado as atividades mais tarde. As informações são da própria empresa, que tem sido muito aberta em relação aos seus desafios durante este período.

Na prática, embora comum, é importante se atentar para que isso não se torne padrão. Em casa, não se “chega” ao escritório da mesma maneira, não há uma caminhada durante o almoço e nem restrição de horário para o encerramento do expediente. Logo, cria-se um ambiente muito propenso para que se trabalhe por – muitas – horas a mais.

Em tempos de coronavírus, reforçar a importância da manutenção de uma imunidade alta é sempre válido. Descansar pouco e trabalhar demais são duas coisas que não combinam com a saúde. Por isso, não deixe de dormir por uma quantidade razoável de horas, beber água e se desconectar do trabalho ao final do dia.

No Microsoft Teams, é possível definir uma mensagem de status totalmente personalizada em seu perfil. Nela, você pode indicar que está almoçando, em reunião ou simplesmente ocupado. Dessa maneira, cria-se limites mais claros, mas sem atrapalhar o fluxo de comunicação entre a equipe.

4. Documente o máximo que puder
No home office, pode ser mais difícil acompanhar o andamento das demandas cotidianas. Assim, neste momento, é essencial documentar ao máximo os processos e alinhamentos realizados ao longo dos dias. O Microsoft Teams conta com canais específicos dentro das equipes que permitem que a comunicação continue fluindo à distância.

A equipe de vendas, por exemplo, pode criar um canal próprio para a avaliação trimestral de negócios, outro para a discussão do conjunto de estratégias do semestre… As possibilidades são infinitas. E, em cada um deles, os vendedores podem compartilhar atualizações e arquivos (que, por sua vez, ficam armazenados no SharePoint).

O Microsoft Teams também conta com a integração com o AzureBot e aplicativos como o Power BI. Na prática, isso aumenta a possibilidade de colaboração entre o time e aumenta o valor das trocas realizadas nos canais da equipe.

Outra boa maneira de não deixar nada escapar é gravando as reuniões. Essa é uma possibilidade real nas conferências do Microsoft Teams, mas, antes de qualquer coisa, não esqueça de checar se a prática é permitida na sua empresa.

5. Mantenha o foco
Trabalhar de casa exige disciplina. Muitas vezes, ainda surgem tarefas que demandam concentração e cuidado total mesmo à distância. E, nesse momento, notificações constantes podem ser um fator de distração.

Nas configurações de perfil do Microsoft Teams, é possível gerenciar as notificações – optando por determinar por quais mensagens você será notificado (todas, apenas menções ou somente respostas diretas).

Além disso, o usuário pode optar por receber notificações apenas no feed do Microsoft Teams e não necessariamente tê-las em sua área de trabalho, por exemplo. Desativar as atualizações de conversas específicas também é um bom recurso quando se precisa de atenção total.

A mesma dica vale para os smartphones. Mesmo no home office, checar todas as notificações de redes sociais, mesmo as do Microsoft Teams, assim que elas chegam prejudica consideravelmente a produtividade ao longo do dia. Estabeleça horários e desligue as atualizações constantes, se necessário.

Em resumo, o home office é não apenas uma solução útil, mas necessária durante a pandemia que estamos enfrentando. No entanto, entendemos que essa transição pode não ser tão fácil para todas as empresas. Por isso, além das dicas práticas que oferecemos aqui – com o suporte do Microsoft Teams –, você também pode solicitar um contato especializado e descobrir novas maneiras de incentivar a colaboração e produtividade à distância na sua empresa.