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Tínhamos uma preocupação e a necessidade de preparar nossos usuários em relação ao uso do Microsoft 365, principalmente para que os dados de nossos clientes fossem tratados de um modo seguro. Para nós, foi um diferencial poder contar com o apoio da Lattine Group para capacitá-los no uso adequado do Sharepoint e Microsoft Teams. Estas aplicações são fundamentais em nosso dia a dia e fazem muita diferença no modo com que nos relacionamos hoje.
Marcelo Silva, auditor interno — Petra Corporate
Contexto
A Petra Corporate é uma empresa com mais de 20 anos no mercado de assessoria empresarial e financeira, e que ao longo dos anos vem consolidando bons resultados junto a empresas de médio e grande porte. Atuam com gestão empresarial, estruturação de crédito e outsourcing contábil tributário e tem a missão de auxiliar seus clientes a criarem movimentos transformadores, que são necessários para enfrentar os desafios atuais, além de prepará-los para os desafios futuros.
Atualmente possuem duas unidades: uma localizada em Maringá-PR, cuja responsabilidade é a prestação de consultoria e captação de recursos com foco de atuação nas empresas do setor de agronegócio. E outra unidade em Londrina-PR que atua com consultoria voltada para serviços contábeis, fiscais e departamento pessoal.
Desafio
Rotinas comprometidas
Diferente de muitas empresas, a crise econômica provocada pela pandemia não afetou os resultados da Petra Corporate. A instituição consolidou bons resultados e seguiu em expansão, pois em períodos de instabilidade financeira empresas de todos os setores têm atuação contábil acentuada.
Em termos de infraestrutura, também não houve grandes dificuldades, pois já possuíam as plataformas para atender o trabalho remoto, porém precisavam sanar alguns problemas na operação.
De acordo com a visão de negócio e objetivos da empresa, o maior obstáculo se concentrava em mitigar cada vez mais os riscos inerentes às atividades executadas no dia a dia.
Buscavam uma plataforma que os proporcionasse confiabilidade, integridade e segurança aos dados compartilhados com os clientes e que proporcionasse agilidade em seus processos internos. Precisavam desenvolver um trabalho contínuo e que gerasse maior integração entre os colaboradores internos.
Solução
Mais organização, agilidade e processos integrados
A Petra Corporate lida com grande volume de dados sigilosos de clientes e viam o processo de migração de e-mails de forma muito sensível e complicada. A empresa tinha receio dos impactos que poderiam acontecer durante esse procedimento, mas não tiveram qualquer problema com a migração e expansão de caixa, que foi considerada por eles um processo assintomático e em um prazo de 2 a 5 dias, devido as contas mais carregadas, todas as caixas estavam disponíveis e operando perfeitamente.
“Tínhamos uma preocupação e a necessidade de preparar nossos usuários em relação ao uso do Microsoft 365, principalmente para que os dados de nossos clientes fossem tratados de um modo seguro. Para nós, foi um diferencial poder contar com o apoio da Lattine Group para capacitá-los no uso adequado do Sharepoint e Microsoft Teams. Estas aplicações são fundamentais em nosso dia a dia e fazem muita diferença no modo com que nos relacionamos hoje.”, explica Marcelo Silva, auditor interno da Petra Corporate.
O uso do Teams e Sharepoint possibilitou que as equipes pudessem atuar de forma muito mais integrada, organizada e ágil, podendo colaborar entre si em tempo real.
Através da implementação do Power BI, a empresa passou a ter uma visão mais holística sobre o próprio negócio, conseguindo dar um melhor direcionamento ao planejamento estratégico em prol do contínuo crescimento de suas operações. A ferramenta agilizou processos internos e otimizou o desenvolvimento de projetos de consultoria em que atuam, entregando resultados ainda melhores aos clientes.
Motivo da decisão
Colaboração com melhor custo-benefício
A escolha por trocar os aplicativos antigos pela Microsoft se deu devido aos recursos disponíveis na plataforma de Microsoft 365, que contam com todas as ferramentas para realizar um trabalho colaborativo, seguro e com alta produtividade em um só plano. Além disso, os clientes externos e profissionais que atuam internamente nas duas unidades já possuíam familiaridade com a família de produtos Microsoft.
Outro fator que influenciou essa escolha foi o valor do investimento, pois a organização buscava uma ferramenta que trouxesse economia e, por apresentar uma excelente relação custo x benefício, a plataforma se encaixou perfeitamente no planejamento.
Resultados já obtidos
Transformação digital na operação e gestão das equipes
O processo de implementação foi realizado com o menor impacto possível nas rotinas diárias. “Tivemos a grata experiência de vivenciarmos um processo muito tranquilo, rápido e sem traumas. O tempo demandado foi realizado conforme acordado em contrato e tivemos o suporte técnico de um time altamente experiente que facilitou muito nosso desenvolvimento posterior e a sequência das atividades após a adoção do Microsoft 365.”, conta Marcelo.
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Os resultados obtidos foram excelentes. Primeiramente, ganharam celeridade nas rotinas de trabalho. Conseguiram oferecer soluções finais aos clientes que abrangem a conformidade e exigências de satisfação desejadas no mercado. Os colaboradores internos absorveram bem as mudanças e melhorias proporcionadas pela plataforma, e isto refletiu de forma positiva na performance e produtividade do time, agregando mais comprometimento às equipes.
“Essa mudança para uma suíte que abrange os aplicativos do pacote Office e os serviços do Microsoft Teams, Sharepoint, Onedrive e Exchange, gerou ganhos de robustez em nossas operações, processos e gestão das equipes, mitigou os problemas que tínhamos com os e-mails, melhoramos nossa comunicação, ganhamos mais segurança no armazenamento de nossos dados e tivemos a tão desejada redução de custos. Tudo isto nos deu muita confiança para focar em nossas atividades”, finaliza o auditor.
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Na unidade de Maringá-PR, através do Microsoft 365, a Petra Corporate desenvolveu toda uma plataforma para atender o BackOffice de serviços.
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O processo de adequação ao novo modelo de trabalho foi tranquilo e permitiu à Petra realizar o objetivo de auxiliar os clientes a criarem movimentos transformadores e que são cada vez mais necessários para enfrentar os desafios de hoje, se preparando para os de amanhã.
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Para a organização como um todo, a transformação digital proporcionada pelo Microsoft 365 gerou um salto qualitativo e muito positivo em todas as áreas.
