CONTEXTO
A Chilli Beans é uma empresa nacional idealizada por Caito Maia, fundada em 1997 com foco na venda de óculos de sol com design exclusivo que transmitem identidade única.
Desde então, a Chilli Beans se tornou uma das maiores empresas de varejo do país diversificando os seus produtos, além de óculos de grau e solares, também relógios e acessórios. É formada por mais de 917 lojas espalhadas pelo Brasil, América Latina, China, Estados Unidos, Portugal, Colômbia, Kuwait, Peru, México, Bolívia e Tailândia.
Além das lojas e quiosques tradicionais, a marca já conta flagships, com experiências de marca que envolvem os clientes no universo da marca. Em São Paulo, a loja conceito fica na luxuosa Oscar Freire. Já em Portugal, o ponto está situado na capital Lisboa.
Sob os pilares da MODA, MÚSICA, ARTE E CULTURA POP, a empresa se consolidou sob o conceito de contar histórias dos produtos e lança semanalmente dez modelos de óculos de sol, cinco de relógios e sete armações de grau.
A empresa foi pioneira no conceito de ótica self service, que permite ao cliente manusear e experimentar os produtos, e a primeira marca do segmento a inaugurar uma máquina de customização, que permite que o cliente faça gravações nos seus próprios óculos.
DESAFIO
Com a empresa em franco crescimento, sentiu-se a necessidade de aplicar um novo conceito de Workplace na organização, que estivesse alinhado com as melhores práticas e orientado por um ambiente de trabalho moderno, colaborativo, inteligente e seguro.
Um sistema que contasse com uma comunicação moderna desde o serviço de correio eletrônico às salas virtuais de reunião, que aportasse assim toda a segurança, robustez e flexibilidade necessária.
Era o momento de passar por uma transformação digital! Existiam algumas oportunidades de melhora alguns anos atrás, principalmente na questão dos e-mails, utilizados ainda com plataformas mais antigas.
Havia a necessidade de uma solução mais potente, que comportasse o crescimento da Chilli Beans, tivesse melhor disponibilidade e fosse mais confiável.
Era necessário um processo de renovação voltado também para a comunicação interna, trazer um mecanismo de interação para funcionários e diretoria já que, praticamente não existia um ambiente de colaboração digital. Nesse ponto, foi diagnosticado outro desafio que estava diretamente ligado a unificar a comunicação entre os muitos funcionários da empresa sem prejudicar a produtividade.
Com um modelo agressivo de negócio que lança centenas de modelos novos todos os anos, e para deixar o cenário ainda mais complexo e exigente, a Chilli Beans contava com um plano ambicioso de expansão no modelo de franquias, pelo Brasil e mundo afora.
Diante desse cenário, o impacto de uma comunicação ineficiente poderia ser prejudicial para os planos da Chilli Beans.
SOLUÇÃO
Plataforma de Produtividade e Comunicação da Microsoft
Optar pelo Microsoft 365 (solução completa para empresas que reúne o Windows 10, o Office 365 e o EMS – Enterprise Mobile + Security) foi a solução encontrada pela parceria estabelecida entre Chilli Beans e Lattine Group, paralelamente a uma análise de modelo de licenciamento mais adequado.
A tomada de decisão foi apoiada por três pilares fundamentais: o técnico, coordenado pela área de TI e segurança da informação; o financeiro, que buscava a otimização de gastos; e a usabilidade, ou seja, a facilidade na adaptação dos usuários à nova solução.
A solução, alinhada ao conceito de Modern Workplace, permitiu automatizar todo o processo, desde ferramentas de gestão, monitoramento dos equipamentos e das aplicações. As ferramentas do Microsoft 365 foram cruciais para garantir um resultado eficaz, facilitaram a comunicação de forma ágil e descomplicada, colaborando com a descentralização das informações e reduzindo a quantidade no tráfego de e-mails.
Com a implementação do Microsoft 365, a Chilli Beans passou a contar com os aplicativos mais recentes do Office e Exchange, da área de trabalho e das versões online, além das versões atualizadas de todos os softwares.
Sobre colaboração, cada grupo é único e tem suas próprias necessidades e estilo de trabalho. A solução integrada de colaboração do Microsoft 365, o Microsoft Teams, garantiu a comunicação eficaz de toda equipe através dos seus recursos disponíveis como por exemplo chat da equipe, reuniões online, coautoria e compartilhamento de arquivos de forma segura, e-mail em grupo e um único ambiente de trabalho seguro e personalizado.
A implementação do Microsoft 365, com apoio da Lattine Group, Partner Gold da Microsoft, elevou a segurança e a conformidade da Chilli Beans a outro patamar.
Essa mudança permitiu uma nova experiência digital para a empresa, garantindo que ela estivesse preparada para habilitar o trabalho remoto com maior controle, segurança e transparência.
Isolamento social
A nova experiência digital implantada na Chilli Beans garantiu que a empresa estivesse preparada para o trabalho remoto durante a pandemia. Com a utilização do Teams, a interação promovida pela plataforma impulsionou o trabalho em equipe durante a fase de isolamento social, viabilizando melhores resultados ao reunir tecnologia, segurança e negócios.
O Microsoft Teams, a implementação do Power BI e toda a integração com outras ferramentas permitiu que as demandas diárias de trabalho fossem mantidas e executadas de forma eficiente. O hub de colaboração, como plataforma única de comunicação da empresa, conectou virtualmente todos os funcionários e áreas minimizando os riscos de contágio.
A transformação digital da Chilli Beans envolveu também a adoção de outras ferramentas do Microsoft 365 que potencializaram toda a produtividade do negócio também durante esse período.
Outra realidade transformada e que marcou essa fase foi a utilização das ferramentas de inteligência de negócios do Microsoft 365, como o uso dos dashboards inteligentes, com eles o acesso às informações foi facilitado e o processo de tomada de decisão impactado positivamente.
MOTIVO
Segundo Nilson Vasconcelos, para a Chilli Beans a solução da Microsoft foi a opção adequada para melhorar significantemente a mobilidade e agilidade nos processos internos, além de neutralizar os problemas com indisponibilidade que existiam.
Para ele, o uso de ferramentas como Teams dinamizam a comunicação e melhoram as relações entre as equipes tornando a organização mais viva e unificada.
“O Teams foi um pilar importante, movimentou reuniões, eventos ao vivo, lives. Sentimos que a colaboração em arquivos, compartilhamento, gerar e editar em grupo trouxe um impacto muito positivo e conseguimos tramitar isso rapidamente”.
Nilson ainda acrescenta que a implementação foi totalmente saudável, dentro de um planejamento adequado e com equipes capacitadas tanto na Chilli Beans quanto na Lattine, que podemos concluir sem nenhum tipo de transtorno para a operação.
Desde o princípio, estão sendo realizados de forma gradativa, treinamentos de aculturamento ao usuário para que a adoção seja completa. Somado a isso, Nilson ainda destaca um segundo momento da empresa, os próximos passos serão focados no aprofundamento da experiência digital.
Esse é o compromisso da Lattine Group, transformar a realidade de seus clientes com as soluções tecnológicas da Microsoft.
RESULTADOS JÁ OBTIDOS
Nilson destaca que “além de conseguirmos usufruir de um pacote completo, utilizar as ferramentas do Microsoft Office, facilitou a administração e promoveu uma melhora da elasticidade no uso dos e-mails”.
A Cris Guedes – Gerente de TI, ainda acrescenta que: “a implementação da solução na Companhia proporcionou maior confiabilidade e modernização no uso de ferramentas colaborativas como Teams, Sharepoint, One Drive, Power BI, agendas de Reunião, conferências, melhor gestão e aumento de produtividade”.
A solução entregue pelo Microsoft 365 otimizou toda a estratégia da Chilli Beans, principalmente pela facilidade e transparência no processo de implementação.
A Chilli Beans tem outros projetos em andamento, que visam o aumento de produtividade e segurança das operações, principalmente na integridade dos dados.
