Setor: Energia
Tamanho da organização:
País: Brasil
Produtos e serviços:
“Se você adquire o Microsoft 365 apenas pela caixa de e-mail e calendário, você está subutilizando a ferramenta. 80% da área de TI são projetos e inovação. Quando esse setor em uma empresa se estabiliza, ele se torna alavancador de negócios.” – Luciano Waltrick Goeten: Coordenador de TI
Contexto
Desde a sua fundação, a FS se preocupou em fazer valer um dos seus principais propósitos: transformar o agronegócio por meio da sustentabilidade. Para que isso fosse possível, era preciso inovar com eficiência e segurança. A empresa então se muniu de uma equipe de profissionais com larga experiência no mercado nacional e global, construindo, como consequência, uma sólida estrutura de governança corporativa e o resultado disso foi percebido em pouquíssimo tempo. Apesar de estar no mercado desde 2017, quatro anos após a sua fundação já conquistou o posto de maior indústria de etanol de milho da América Latina.
Hoje, a empresa atua em frentes importantes, tais como a produção de etanol, de óleo de milho, bioenergia e nutrição animal. Mas, para abranger todas essas áreas, foi necessário implementar uma tecnologia que permitisse o reaproveitamento de todos os resíduos do grão em um ciclo fechado, gerando produtos com alto valor agregado.
O uso de tecnologia de ponta sempre fez parte da cultura da empresa. Porém, o trabalho remoto não era uma realidade para seus profissionais e a pandemia veio mudando tudo de maneira abrupta.
Desafio
Por se tratar de um setor considerado essencial à sociedade, alguns de seus funcionários ainda precisavam estar presentes no chão de fábrica, fazendo com que todo o maquinário continuasse a funcionar normalmente. Porém, outros colaboradores, sobretudo os que operam no ramo administrativo, poderiam realizar suas funções de casa, desde que estivessem equipados com uma tecnologia adequada para isso. Era necessário, então, mudar e estruturar digitalmente ainda mais a empresa.
Naquele momento, a FS enfrentava o grande desafio de unificar os aplicativos de colaboração e produtividade. Não havia uma plataforma padrão, nem ferramentas para que os profissionais pudessem trabalhar de forma produtiva com boa comunicação enquanto estivessem longe do escritório.
Solução
Nesse momento, deu-se início a parceria com a Lattine Group, empresa Gold Partner Microsoft da área de Tecnologia de Gestão, que trabalha com a implementação e consultoria de diferentes softwares. Essa parceria permitiu que as operações diárias da FS pudessem ser realizadas a distância, facilitando a administração da rotina e dos resultados gerais.
O projeto iniciou um pouco antes da pandemia acontecer, pois havia muita instabilidade nas conexões e incômodo pelo uso das contas pessoais, além de agendas não sincronizadas devido a diferença de fuso horário, entre outras adversidades. A crise sanitária acelerou a jornada que tinha previsão para acontecer em seis meses e foi finalizada em apenas dois.
Implementar o sistema durante o home office, momento em que os funcionários estavam trabalhando remotamente e os ambientes não podiam ficar indisponíveis foi um desafio. O processo foi feito de forma gradativa, iniciando pelo Microsoft Teams e prosseguindo com outros aplicativos do Microsoft 365 sendo incorporados de forma subsequente.
Com o uso de toda essa tecnologia foi ainda possível desempenhar algo que a empresa sentia necessidade há muito tempo: aproximar os funcionários dos negócios.
“Era preciso implementar melhor uma cultura de colaboração. Por isso, o Microsoft 365 foi ideal para eles. O Microsoft Teams, por exemplo, unificou todas as comunicações, sendo utilizado para diversas outras funções”, explica o arquiteto de soluções da Lattine Group Thiago Alves.
Além das reuniões online, na FS, o Teams passou a ser utilizado para aprimorar a gestão de projetos, com a criação de grupos de trabalho para todo tipo de projeto. Dentro dele, foi desenvolvido um ambiente dedicado ao comitê de governança que contém o plano de Disaster Recovery, o plano de continuidade de negócios e as políticas de segurança da informação. Assim, todos podem acessar e trabalhar em equipe para que as informações estejam sempre alinhadas e atualizadas.
O Microsoft Planner é utilizado de forma integrada ao Teams, onde é construído o planejamento estratégico da empresa com um deadline de até dois anos, fornecendo toda a condição para automatizar processos e compartilhar a gestão executiva.
Já no Sharepoint, a FS dispõe de uma one page pra cada projeto que possui. Os sites desenvolvidos pela plataforma eliminaram a necessidade de contratar terceiros e consequentemente reduziram os custos, além de tornar o processo mais ágil e rápido.
“Executivos que não têm local físico e viajam o tempo todo precisam de um ambiente que facilite o acesso ao time de forma rápida para troca de informações, indicadores e até gestão. Com a solução correta, sentimos que todo esse processo foi facilitado. O que, sem dúvidas, fez valer a pena o tempo que dedicamos para conhecer a ferramenta”, afirma o diretor de Supply da FS, Marcelo Jorge Fernandez.
Marcelo ainda destaca que, com a aceleração gerada pela pandemia, ficou ainda mais claro que tinham feito a escolha correta. Segundo ele, a FS tem a ferramenta adequada e o espírito de uma empresa digital. “Tudo isso facilitou muito o nosso processo”, disse.
Motivo da decisão
A FS, primeira e maior produtora de etanol do Brasil que utiliza 100% do milho na fabricação dos seus produtos, sempre buscou utilizar a tecnologia como um recurso a mais para transformar o agronegócio. Um exemplo disto é que quase todos seus sistemas estão operando na Nuvem, tornando os processos mais ágeis, eficientes e agregando valor a seus produtos. Quando se viram em meio a uma pandemia, a equipe da FS não pensou duas vezes: seria por meio de uma tecnologia sofisticada que enfrentariam essa situação. Foi assim que começaram a utilizar as soluções do Microsoft 365, garantindo flexibilidade e melhor desempenho aos seus funcionários.
Resultados já obtidos
“A necessidade ajudou na aderência do software, em 15 dias cerca de 150 pessoas estavam utilizando a ferramenta. Isso nos confirmou o sucesso dessa implantação”, comenta Everson Estevão Medeiros, diretor industrial da FS.
O retorno para o escritório aconteceu de forma faseada e a rotina não é mais a mesma. Quase não se utilizam mais as salas de reunião, pois além de manter o distanciamento necessário durante a crise sanitária, com o uso do Teams, toda a empresa conta com a flexibilidade de não precisar se deslocar da sua mesa para atender aos compromissos.
“Sentimos que a aceitação foi muito boa. Durante a implementação começamos a receber feedbacks positivos e hoje estamos em um ponto que quando temos um cliente ou fornecedor, por via de regra, enviamos um convite e todos os nossos contatos e reuniões são via Teams”, ressalta o diretor de Supply, Marcelo Jorge Fernandez.
O uso da plataforma acelerou o processo de estar mais presente em São Paulo, onde a empresa vai montar um escritório executivo. O Microsoft 365 mudou toda a cultura da empresa.
“Se você adquire o Microsoft 365 apenas pela caixa de e-mail e calendário, você está subutilizando a ferramenta. 80% da área de TI são projetos e inovação. Quando esse setor em uma empresa se estabiliza, ele se torna alavancador de negócios”, declara Luciano Waltrick Goeten, coordenador de TI da FS.
O uso do Microsoft 365 auxiliou a FS a bater metas corporativas e ganhar ainda mais credibilidade e confiança junto aos acionistas. “O sucesso da implantação e a velocidade que ela foi feita nos surpreendeu muito positivamente. Nosso plano era fazer isso em 6 meses, mas fizemos isso em 15 dias e colocamos o Teams para rodar”, comemora Luciano.
