Com o surgimento e popularização de novas tecnologias de mensagens instantâneas, é cada vez mais comum vê-las totalmente incorporadas às rotinas de organizações de diversos segmentos.

Embora elas facilitem o contato com clientes – especialmente importante para empresas que lidam diretamente com o público, como os e-commerces B2C –, no contexto corporativo o e-mail ainda é soberano no que tange a comunicação.

No entanto, apenas um e-mail não basta. Independentemente do porte e setor no qual sua companhia está inserida, é imprescindível investir em um provedor de e-mail profissional por motivos que vão desde a credibilidade do seu empreendimento até a sua segurança.

Assim, neste post vamos falar sobre o papel do e-mail na comunicação corporativa e por que você deve optar por um serviço profissional – aproveitando, ainda, para apresentar o Exchange, a solução da Microsoft amplamente utilizada pelas empresas.

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Por que investir em um e-mail profissional?

Com todo o contexto que oferecemos no início do texto, é hora de descobrir os principais motivos pelos quais sua empresa precisa de um e-mail profissional.

Credibilidade

A própria denominação de “e-mail profissional” é, por si só, um bom indicativo do por que é necessário investir em uma solução de comunicação. Mas, por enquanto, vamos começar com um teste simples: você confiaria mais no e-mail luquinha_praieiro98@emailgratuito.com ou no luca.borges@empresa.com?

Não somos videntes, mas apostamos nossas fichas na segunda opção. Acertamos, né?

À primeira vista, pode parecer bobo, mas é verdade – detalhes como o domínio (texto que aparece depois do @ no endereço) e a padronização dos nomes dos funcionários podem ser determinantes para um lead decidir se vai entrar em contato com sua empresa para fechar negócio.

No mundo corporativo, a credibilidade é uma das principais características que agregam valor para sua marca. Nesse sentido, adotar um e-mail profissional pode ser o primeiro passo.

Profissionalismo nas relações

Parece redundante falar em profissionalismo em uma publicação sobre o e-mail profissional, mas esse é um ponto muito relevante.

Atualmente, muitos alinhamentos e combinados têm sido feitos nos aplicativos de mensagens instantâneas que mencionamos no começo do texto. No dia a dia, pode parecer mais fácil enviar um áudio ou mensagem rápida com a solicitação, mas, na prática, esse tipo de atitude pode trazer sérias complicações.

E o motivo disso é simples: esses aplicativos podem ser manipulados com mais facilidade, permitindo, inclusive, a exclusão de mensagens após um determinado período de tempo. É extremamente arriscado fazer acordos sérios por esses aplicativos.

Nesse sentido, o e-mail aparece novamente como a melhor opção. Nele, há um padrão de comunicação a ser seguido, tornando as solicitações mais claras – e o mais importante: registradas. Em caso de eventuais atritos ou desencontros, é muito mais fácil provar a credibilidade de um e-mail do que de uma mensagem instantânea.

Vale reforçar, ainda, que isso se aplica tanto às relações externas (empresa-cliente) quanto internas (colaborador-colaborador).

+ Download gratuito: Boas práticas com e-mail profissionalizado

Armazenamento

Mesmo o profissional mais minimalista do mundo há de concordar que algumas mensagens não devem ser apagadas.

No mundo corporativo, o e-mail também funciona como um repositório de arquivos e informações. Por isso, é indispensável contar com uma capacidade de armazenamento eficiente e realista.

O problema, no entanto, é que a maioria das soluções gratuitas de e-mail não dispõem de armazenamentos robustos o suficiente para suprir as demandas das empresas modernas. Assim, torna-se necessário realizar “limpezas” frequentes na caixa de entrada.

Aqui, o e-mail corporativo surge como a solução ideal. Considerando a especificidade de seu uso, os provedores oferecem mais espaço para os usuários – além de, atualmente, existir a possibilidade de adquirir GB (gigabytes) de armazenamento conforme a necessidade surgir.

Dessa forma, você consegue manter as mensagens mais importantes nas suas caixas de e-mail sem qualquer tipo de prejuízo para sua companhia.

Segurança

Quem acompanha as discussões acerca da cibersegurança e proteção de dados já sabe por que esse item aparece aqui.

As soluções gratuitas de e-mail atuais são mais seguras do que as utilizadas há 15 anos, mas ainda assim não contam com a mesma proteção dos e-mails profissionais.

É verdade que tudo depende do provedor escolhido – vamos falar mais para a frente sobre o Exchange, da Microsoft, uma gigante do setor –, mas, na prática, se você se preocupa com a segurança dos seus funcionários, clientes e dados, investirá em um e-mail profissionalizado o quanto antes.

Isso porque, com ele, você garante mais uma camada de proteção contra ataques cibernéticos, incluindo phishing (tática para roubar dados e informações usando a interface de empresas confiáveis) e demais malwares (como o famoso cavalo de Tróia).

Além disso, levando em consideração a vigoração da LGPD no Brasil, cuidar das informações dos seus contatos é uma etapa cada vez mais essencial no checklist das empresas modernas.

+ Leia mais: LGPD: iniciando a adequação com o Microsoft 365

Microsoft Exchange: o e-mail profissional e seguro

Agora que você já sabe a importância de investir em um e-mail na sua empresa, é hora de apresentar o Exchange, o serviço de e-mail profissional da Microsoft.

Com uma assinatura do Exchange, as organizações conseguem criar, administrar e integrar um enorme volume de contas de e-mail sem abrir mão da segurança e em interface intuitiva e amigável ao usuário.

Dentre os principais recursos do Exchange, temos:

1. Personalização de domínio, formato e assinatura de e-mails.
2. Sincronização de e-mails, calendário e informações de contatos em diferentes dispositivos em tempo real, facilitando a mobilidade e o trabalho remoto.
3. 100 GB de armazenamento de e-mails.
4. Proteção contra malware, filtro antispam e recursos para garantir que sua empresa obedeça às exigências da LGPD.
5. Prevenção contra a perda de dados.
6. Envio de mensagens com até 150 MB.
7. Caixa de entrada “Destaques”, que automaticamente identifica e evidencia os seus e-mails mais importantes e pode ser personalizada de acordo com as preferências do usuário.
8. Integração com o Outlook, garantindo acesso offline ao e-mail.
9. Conexão com o LinkedIn (via Microsoft 365).

Por que trazer o Microsoft Exchange para sua empresa?

Graças à extensa experiência da Microsoft no setor de tecnologia, o Exchange é a melhor solução de e-mail profissional para todos os tipos de empresas.

Totalmente integrado aos demais aplicativos da suíte do Microsoft 365, o Exchange ajuda a reforçar a credibilidade da sua organização diante do mercado e seus clientes, além de tornar os alinhamentos e compartilhamento de arquivos internamente muito mais responsável.

Além disso, com os recursos de segurança nativos do Exchange, tanto a empresa quanto o usuário permanecem protegidos contra ataques cibernéticos. Vale notar que a Microsoft faz um investimento bilionário todos os anos em pesquisas e recursos de segurança para todos os seus aplicativos – e, por isso, suas soluções contam com as tecnologias de proteção mais avançadas possíveis.

É importante apontar, ainda, que as ferramentas de gerenciamento de usuários e a possibilidade de aplicação de regras personalizadas para administrar a caixa de entrada permitem que você e sua equipe economizem tempo e mantenham o foco no que realmente importa: cuidar e promover o crescimento da sua empresa de forma saudável e estruturada.

+ E-book gratuito: Os benefícios de migrar para um e-mail profissional

Como contratar o e-mail profissional do Exchange?

Para adquirir uma licença do Microsoft Exchange, basta entrar em contato com uma empresa parceira da Microsoft.

Aqui na Lattine, somos Microsoft Gold Partners e contamos com uma equipe altamente preparada para lhe orientar em direção à melhor solução em termos de planos, valor e recursos.

Solicite um contato especializado conosco hoje mesmo e profissionalize a comunicação da sua empresa!