Na prática, isso pode ter culminado em um ano marcado por reuniões mais extensas do que deveriam ser, maçantes e, por vezes, desnecessárias. Agora, com a disseminação cada vez mais ampla desse modelo, não há mais tempo a ser perdido.
Por isso, no post de hoje, separamos 5 dicas para reuniões remotas verdadeiramente eficazes e produtivas. E, para facilitar, todas estão relacionadas aos recursos e ferramentas do Microsoft Teams, o hub de colaboração mais completo (e seguro!) do mercado.
Vamos lá?
Como fazer uma boa reunião remota
1. Escolha a ferramenta certa
O primeiro passo para determinar a qualidade de uma reunião à distância é a ferramenta que está sendo utilizada.
É indispensável usar um software que permita quatro itens básicos:
Chamadas em áudio e vídeo;
Participação simultânea de uma quantidade adequada de pessoas (para não deixar ninguém de fora);
Compartilhamento de tela em tempo real;
Atribuição de funções específicas dentro das chamadas para evitar qualquer tipo de desordem durante as reuniões.
Embora o trabalho e as reuniões remotas não se resumam a isso, os itens acima são um bom ponto de partida.
Além disso, é importante manter a constância: adote apenas uma ferramenta para usar em todas as suas reuniões! Nossa sugestão é o Microsoft Teams, que já atingiu a marca de 115 milhões de usuários ativos diariamente e vem sendo continuamente atualizado para atender às demandas dos trabalhadores remotos.
Leia mais: Microsoft Teams x Zoom: qual é o melhor?
2. Esteja preparado(a)
Bem como nas reuniões presenciais, preparar-se corretamente é um item básico para o bom andamento de uma conversa à distância.
Na prática, isso significa separar com antecedência os slides que serão projetados, quais assuntos serão abordados e quanto tempo a reunião terá. Com um foco estabelecido, é mais fácil se manter dentro da pauta inicial e direcionar a comunicação entre a sua equipe – que, por sua vez, sentirá que a reunião realmente tem um propósito e razão de ser.
No Microsoft Teams, você consegue projetar rapidamente exatamente a tela/aplicativo que precisa, eliminando o tempo de busca e sem correr o risco de mostrar algum conteúdo indesejado aos participantes, por exemplo.
É possível controlar, ainda, quanto tempo a conversa terá e enviar mensagens de texto instantâneas na própria sala de reunião, facilitando a organização das pautas.
Saiba mais: Como a Microsoft ajuda os eventos online
3. Um de cada vez
Em uma sala de conferência é fácil identificar quando um colaborador quer falar ou já iniciou sua fala.
À distância, no entanto, por eventuais falhas na internet dos participantes ou até mesmo nos fones de ouvido, é comum que as falas das pessoas se sobreponham e, no final, ninguém consiga expor seus pontos.
Esse é um dos principais fatores de frustração durante as reuniões remotas, mas, felizmente pode ser contornado com o recurso de “levantar a mão” do Microsoft Teams. Ele serve como um indicativo de que o participante gostaria de falar e, portanto, ajuda a eliminar o problema de várias pessoas falando ao mesmo tempo.
Afinal, uma boa reunião à distância é, necessariamente, uma reunião organizada.
Download gratuito: Transforme a comunicação da sua empresa com o Microsoft Teams
4. Entre com antecedência
A carga de trabalho no home office aumentou de forma considerável. Consequentemente, as agendas dos colaboradores estão cada vez mais apertadas – e todo minuto é precioso.
Por isso, algo essencial para uma boa reunião à distância é entrar na sala com antecedência. Dessa maneira, você demonstra respeito ao tempo dos seus colegas e consegue resolver eventuais imprevistos antes que a conversa seja iniciada com atraso.
Graças à integração do Microsoft Teams com o calendário do Outlook, as reuniões são registradas automaticamente na sua agenda. Com isso, é possível ativar alertas personalizados e não deixar nenhum evento passar despercebido (ou em cima da hora).
Descubra: O que há de novo no Microsoft Teams?
5. Ligue o vídeo
A linguagem corporal é um aspecto muito importante da comunicação. Por meio de gestos e expressões faciais, fica mais fácil entender o que o outro quer dizer e, portanto, cria-se uma conversa mais fluida.
No trabalho à distância, entretanto, a única maneira de transmitir esse sentimento é por meio do vídeo. Por isso, ele é essencial para o andamento de uma boa reunião remota.
Sabendo disso, o Microsoft Teams resolveu ir além, implementando recursos especiais em sua ferramenta de videochamadas. O melhor exemplo é o Modo Juntos, uma funcionalidade que permite que os participantes das chamadas fiquem lado a lado em um auditório virtual.
Assim, os colaboradores continuam engajados entre si, proporcionando uma reunião remota verdadeiramente proveitosa para todas as partes.
E-book exclusivo: Como a pandemia mudou o cenário da tecnologia
Traga o Microsoft Teams para sua empresa
Gostou das dicas? Quer transformar hoje mesmo a comunicação da sua companhia e fazer reuniões mais dinâmicas e proveitosas?
Entre em contato conosco e descubra tudo sobre o Microsoft Teams! Somos Microsoft Gold Partners e contamos com uma equipe preparada para tirar todas as suas dúvidas.
