Em 2020, a quantidade de reuniões remotas realizadas por empresas de todos os tipos disparou. Enquanto algumas delas já tinham experiência com essa modalidade, muitos precisaram adotar o novo método “no susto”, sem um tempo de preparo.

Na prática, isso pode ter culminado em um ano marcado por reuniões mais extensas do que deveriam ser, maçantes e, por vezes, desnecessárias. Agora, com a disseminação cada vez mais ampla desse modelo, não há mais tempo a ser perdido.

Por isso, no post de hoje, separamos 5 dicas para reuniões remotas verdadeiramente eficazes e produtivas. E, para facilitar, todas estão relacionadas aos recursos e ferramentas do Microsoft Teams, o hub de colaboração mais completo (e seguro!) do mercado.

Vamos lá?

Como fazer uma boa reunião remota

1. Escolha a ferramenta certa

O primeiro passo para determinar a qualidade de uma reunião à distância é a ferramenta que está sendo utilizada.

É indispensável usar um software que permita quatro itens básicos:

Chamadas em áudio e vídeo;
Participação simultânea de uma quantidade adequada de pessoas (para não deixar ninguém de fora);
Compartilhamento de tela em tempo real;
Atribuição de funções específicas dentro das chamadas para evitar qualquer tipo de desordem durante as reuniões.

Embora o trabalho e as reuniões remotas não se resumam a isso, os itens acima são um bom ponto de partida.

Além disso, é importante manter a constância: adote apenas uma ferramenta para usar em todas as suas reuniões! Nossa sugestão é o Microsoft Teams, que já atingiu a marca de 115 milhões de usuários ativos diariamente e vem sendo continuamente atualizado para atender às demandas dos trabalhadores remotos.

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2. Esteja preparado(a)

Bem como nas reuniões presenciais, preparar-se corretamente é um item básico para o bom andamento de uma conversa à distância.

Na prática, isso significa separar com antecedência os slides que serão projetados, quais assuntos serão abordados e quanto tempo a reunião terá. Com um foco estabelecido, é mais fácil se manter dentro da pauta inicial e direcionar a comunicação entre a sua equipe – que, por sua vez, sentirá que a reunião realmente tem um propósito e razão de ser.

No Microsoft Teams, você consegue projetar rapidamente exatamente a tela/aplicativo que precisa, eliminando o tempo de busca e sem correr o risco de mostrar algum conteúdo indesejado aos participantes, por exemplo.

É possível controlar, ainda, quanto tempo a conversa terá e enviar mensagens de texto instantâneas na própria sala de reunião, facilitando a organização das pautas.

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3. Um de cada vez

Em uma sala de conferência é fácil identificar quando um colaborador quer falar ou já iniciou sua fala.

À distância, no entanto, por eventuais falhas na internet dos participantes ou até mesmo nos fones de ouvido, é comum que as falas das pessoas se sobreponham e, no final, ninguém consiga expor seus pontos.

Esse é um dos principais fatores de frustração durante as reuniões remotas, mas, felizmente pode ser contornado com o recurso de “levantar a mão” do Microsoft Teams. Ele serve como um indicativo de que o participante gostaria de falar e, portanto, ajuda a eliminar o problema de várias pessoas falando ao mesmo tempo.

Afinal, uma boa reunião à distância é, necessariamente, uma reunião organizada.

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4. Entre com antecedência

A carga de trabalho no home office aumentou de forma considerável. Consequentemente, as agendas dos colaboradores estão cada vez mais apertadas – e todo minuto é precioso.

Por isso, algo essencial para uma boa reunião à distância é entrar na sala com antecedência. Dessa maneira, você demonstra respeito ao tempo dos seus colegas e consegue resolver eventuais imprevistos antes que a conversa seja iniciada com atraso.

Graças à integração do Microsoft Teams com o calendário do Outlook, as reuniões são registradas automaticamente na sua agenda. Com isso, é possível ativar alertas personalizados e não deixar nenhum evento passar despercebido (ou em cima da hora).

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5. Ligue o vídeo

A linguagem corporal é um aspecto muito importante da comunicação. Por meio de gestos e expressões faciais, fica mais fácil entender o que o outro quer dizer e, portanto, cria-se uma conversa mais fluida.

No trabalho à distância, entretanto, a única maneira de transmitir esse sentimento é por meio do vídeo. Por isso, ele é essencial para o andamento de uma boa reunião remota.

Sabendo disso, o Microsoft Teams resolveu ir além, implementando recursos especiais em sua ferramenta de videochamadas. O melhor exemplo é o Modo Juntos, uma funcionalidade que permite que os participantes das chamadas fiquem lado a lado em um auditório virtual.

Assim, os colaboradores continuam engajados entre si, proporcionando uma reunião remota verdadeiramente proveitosa para todas as partes.

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