Profissionalizar o e-mail de sua empresa pode parecer um desperdício de dinheiro – afinal, este serviço é oferecido gratuitamente por diferentes plataformas. Porém, o uso deste não se volta para um ambiente de negócios e isso se deve a três fatores: organização, segurança e armazenamento.
Em relação à organização…
E-mails de contatos não registrados na lista de endereços são comumente destinados à pasta de lixo eletrônico, porque a conta gratuita tem validade questionável. Usá-la, portanto, pode levar a perda de oportunidade de negócios, já que sua mensagem está suscetível a ser enviada a caixa de spam.
Além disso, considerando o fluxo diário intenso de mensagens eletrônicas, é comum que os funcionários se atrapalhem e não leiam aquela com maior relevância para um trabalho em desenvolvimento. Consequentemente, eles precisarão se comunicar com o supervisor, conversa que seria desnecessária se os colaboradores tivessem lido o e-mail, ocasionando na perda de tempo e redução da produtividade dos dois.
Em relação à segurança…
Tem-se a falsa sensação de que o serviço gratuito é seguro, porém o usuário corre o risco de ter seu acesso a conta, por exemplo, bloqueado. Entre os motivos deste problema, estão a exposição a vírus e falhas no programa, acontecimentos que podem ser evitados com um sistema elaborado para este fim.
Como resultado disso, o funcionário perde dados e informações enviados, essenciais para o desempenho de seu projeto. Estes ficam, também, submetidos à exposição por outros de fora da empresa, ou seja, ao vazamento de conteúdo sigiloso.
Em relação ao armazenamento…
Sendo um dos principais meios de comunicação da companhia, a troca de documentos entre os próprios colaboradores e clientes é frequente. Ter uma capacidade de armazenamento condizente com as necessidades dela torna-se importante. Desta forma, e-mail podem ser enviados e recebidos sem precisar excluir outros valiosos para o negócio.
O tamanho de arquivos enviados é igualmente limitado, o que dificulta o compartilhamento de arquivos relevantes. Modificações nestes podem, ainda, ser feitas para diminuir o espaço ocupado, de forma a permitir seu envio, mas isto pode acarretar na exclusão de conteúdos pertinentes.
A solução de e-mail corporativo, como o Microsoft Exchange, são dotados de recursos que corrigem essas falhas do serviço gratuito e permitem que o acesso e a troca de informações sejam feitos sem preocupações. Entre em contato conosco, solicite um orçamento e transforme a comunicação da sua empresa.
