Agosto é o segundo mês da segunda metade do ano, também é o mês que é conhecido por ser longo demais, já que tem 31 dias igual a julho, outro motivo é por ser o mês em que é comemorado o dia do advogado, uma das profissões mais antigas e importantes do mundo.

No dia 11 de agosto de 1827, Dom Pedro I criava os dois primeiros cursos de Direito do Brasil, um em Olinda, no mosteiro de São Bento e outro na Faculdade de Largo de São Francisco, em São Paulo.

Nesses quase 200 anos de existência no Brasil, o Direito evoluiu muito com a ajuda da tecnologia. O que antes demorava dias de consulta em milhares de laudas, hoje pode ser pesquisado em minutos.

As ferramentas da Microsoft têm sido muito importantes para diversos escritórios de advocacia de todos os tamanhos, especialidades e regiões do Brasil, destacamos abaixo as principais atividades do dia a dia de um advogado e como a tecnologia tem apoiado:

1 – Planejamento e gerenciamento das tarefas

O planejamento é a atividade mais importante da rotina de um advogado, como as agendas são muito dinâmicas uma boa gestão do tempo é fundamental para garantir um dia produtivo.

Uma das metodologias que tem apoiado o advogado no planejamento e gestão de tarefas é o kanban, metodologia desenvolvida por engenheiros da Toyota e que até hoje é muito utilizada por todos os segmentos.

O Planner é a ferramenta de gestão de tarefas da Microsoft. Nele, através de um Kanban inteligente, é possível ter acesso aos recursos, agendas, status das atividades e processos. Tudo integrado com a agenda dos envolvidos no processo.

Estes recursos de gerenciamento minimiza as diversas reuniões de passagem de status e ajuda todo o time a não perder os prazos de petição, todas as datas e atividades em atraso são facilmente gerenciáveis, como ilustra a imagem abaixo

2 – Reunião com clientes e partes envolvidas.

O Microsoft Teams tem sido um grande facilitador no que diz respeito a comunicação. Hoje não é mais necessário gastos com deslocamento, trânsito, estacionamento, etc. Grande parte dos escritórios de advocacia tem levado todas as reuniões para dentro do Teams.

Vantagens: As reuniões do Teams podem ser gravadas, após o término, agravação ficará armazenada no Microsoft Stream, podendo assim ser revisitado a qualquer momento, nenhum detalhe dito ficará perdido. Graças a inteligência artificial não é mais necessário assistir uma reunião de duas horas para localizar o exato momento em que um cliente mencionou os bens, por exemplo. Basta digitar a palavra “bens” no campo de busca do Microsoft Stream que o vídeo já vai para o exato momento em que esta palavra foi dita.

O Microsoft Teams tem proporcionado aos escritórios mais dinamismo, segurança e agilidade. Hoje é possível expandir a área de atuação para todo o território nacional, escalando significativamente o raio de atuação.

3 – Armazenamento de documentos de forma segura

Um vazamento de documentos de um escritório de advocacia pode ter consequências imensuráveis, por isso, é extremamente importante uma excelente ferramenta de gestão eletrônica de documentos (GED).

Com o SharePoint Online os documentos ficam armazenados em um ambiente seguro e com alta disponibilidade. É possível gerenciar quem pode imprimir um arquivo, quem pode baixá-lo e quem pode editá-lo, garantindo assim que informações sensíveis trafegue apenas com pessoas com permissão para tal.

Alguns escritórios de advocacia têm criado portais e disponibilizado acesso aos clientes, facilitando a troca de informações de maneira segura e ágil.

4 – Criptografia de documentos

Um dos principais desafios das empresas para se adequar à LGPD é identificar onde estão os dados sensíveis, com o Azure Information Protection (AIP) é possível rotular automaticamente como confidencial um documento que contém um dado sensível, como por exemplo o número de um CPF. Após esta rotulação o documento será criptografado, sendo necessário colocar as credenciais para garantir que o usuário que está abrindo realmente tem permissão para acessá-lo. Funções como print de tela e copiar e colar um dado também podem ser desabilitadas.

Esta proteção também se aplica aos e-mails, é possível garantir que o destinatário não encaminhe as informações contidas no e-mail para terceiros.

5 – Automatizar processos

A rotina administrativa é uma realidade em qualquer escritório, mas com o apoio do Power Automate é possível automatizar atividades que demandam tempo e atenção.

Imagine que sempre que você receber um e-mail de um determinado cliente contendo documentos anexos, os documentos irem direto para a pasta deste cliente no SharePoint ou no Onedrive.

A automatização de processos pode levar mais produtividade e, como consequência, reduzir custo para as empresas.

Aqui na Lattine atendemos diversos escritórios de advocacia de todos os tamanhos e especialidades, um deles é a Lobo de Rizzo que implementou um ambiente de trabalho moderno e seguro que possibilitou atuar de forma ainda mais ágil e proporcionar aos clientes a melhor experiência. Nossa ideia não é vender licenciamento e sim solução!

Muita coisa legal não é mesmo? O melhor de tudo é que todos estes recursos estão incluídos na maioria dos planos do Microsoft 365. A integração entre eles é nativa e a quantidade de possibilidades é infinita!

Em comemoração ao mês do advogado, estamos com condições diferenciadas até o dia 30/11 para implementação destes e outros recursos de segurança. procure um de nossos especialistas para apresentarmos um plano de digitalização e LGPD para seu escritório.