O novo coronavírus foi classificado oficialmente como uma pandemia pela Organização Mundial da Saúde (OMS) no dia 11 de março. Agora, há um movimento global por parte de empresas dos mais variados setores para a adoção do modelo de home office. A medida respeita uma das recomendações de médicos e organizações de saúde – o isolamento social como uma maneira de frear o contágio entre a população.

Diante do cenário que estamos enfrentando, é fato que a implementação do trabalho remoto na rotina das companhias é uma ação necessária. No entanto, considerando que esta é a primeira experiência de muitas empresas com esse modelo, é importante ressaltar o papel determinante de um planejamento verdadeiramente eficaz e estruturado.

Neste momento, uma questão imprescindível a ser levada em consideração é a segurança da própria companhia. Isso se dá porque, nos escritórios, as empresas modernas têm – ou deveriam ter – um setor dedicado, em parte, à cibersegurança. No home office, porém, não há como controlar a natureza das redes de internet acessadas pelos colaboradores, por exemplo. Na prática, isso pode trazer sérios prejuízos.

Qual máquina será usada?
Antes de tudo, é necessário combinar com as equipes como será a questão técnica da situação – no caso, se a máquina de trabalho será fornecida pela empresa ou se os colaboradores usarão os próprios dispositivos.

Esse é um item importante na checklist do home office, afinal, como instalar os softwares necessários para a manutenção da rotina de todo um time em um laptop extremamente desatualizado, com uma baixíssima capacidade de armazenamento, por exemplo? Além disso, os dispositivos corporativos contam com mais camadas de proteção, tornando o trabalho muito mais seguro.

Nesse sentido, é indispensável conversar francamente com os membros da equipe e, assim, analisar todas as possibilidades e chegar a uma solução satisfatória para todos os envolvidos. A prioridade, aqui, é a manutenção da segurança tanto do funcionário quanto da empresa.

Gestão de rotinas
Um grande problema na implantação do modelo de home office é a ausência de processos definidos. Por mais que se esteja trabalhando de casa, o estabelecimento de uma rotina unificada pode ser justamente a peça que faltava para o sucesso do novo formato na sua empresa.

É essencial definir quais os canais de comunicação que deverão ser utilizados, por exemplo, além de verificar itens como a realização de backups frequentes. O Microsoft Teams, por exemplo, é uma solução comunicacional completa para as empresas – nele, é possível realizar reuniões com um grande número de participantes, enviar mensagens privadas e compartilhar arquivos.

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Cibersegurança em 2020

Compartilhando com segurança
A troca de arquivos, dados e informações entre os colaboradores é muito delicada, principalmente quando se tem em vista a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). No ambiente corporativo, é mais fácil ter o controle desse processo; no home office, é necessário fazer algumas adaptações.

Um ato simples, porém eficiente, é a alteração das configurações do compartilhamento de cada item. Em todos os seus aplicativos que contam com esse recurso, a Microsoft disponibiliza opções personalizadas aos usuários – por exemplo, a determinação de datas de expiração de downloads e permissões exclusivas.

É muito comum, também, compartilhar arquivos por e-mails. Por isso, vale reforçar: tratando-se de assuntos corporativos, o uso da caixa eletrônica da empresa é indispensável. Os e-mails pessoais não contam com todas as proteções contra invasores e, consequentemente, não são tão seguros.

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Atenção às redes
Outro aspecto muito importante em relação à segurança no home office é a rede utilizada pelos colaboradores. Tal como acontece com os dispositivos pessoais, as redes domésticas não são preparadas para lidar com o volume de dados e arquivos sigilosos envolvidos no dia a dia de uma companhia.

Por esse motivo, a adoção de uma VPN (Virtual Private Network, ou Rede Virtual Privada, em inglês) é uma ação importante a ser considerada no momento de adoção do home office. Esse recurso é muito interessante – e útil – porque permite que os colaboradores se conectem remotamente à rede segura da empresa.

A criptografia envolvida no processo combina a facilidade de acesso ao ambiente virtual utilizado no escritório à possibilidade de eliminação de problemas com hackers e demais ameaças cibernéticas.

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E o armazenamento?
No home office, é comum contar com máquinas que não têm a mesma capacidade de armazenamento quanto aquelas usadas no dia a dia. Isso significa que, no meio do caminho, documentos importantes podem ser perdidos e prejudicar todo o fluxo de trabalho.

A solução mais eficaz nesse sentido é, sem dúvidas, trabalhar na nuvem. Dessa forma, toda a produção é armazenada em um ambiente disponível a qualquer hora, em diferentes dispositivos, virtualmente eliminando as perdas.

O Azure, a plataforma em nuvem da Microsoft, conta com diversas camadas de segurança, resultantes de um investimento pesado nesse sentido por parte da empresa. Logo, o usuário não apenas preserva todos os seus documentos e dados, mas consegue fazê-lo de uma forma super segura.

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