Saiba como as ferramentas do SharePoint podem facilitar a gestão de arquivos na empresa!

Uma coisa é certa: manter os arquivos e dados da empresa organizados impacta diretamente na logística das atividades e também na segurança da informação no seu negócio. 

Isso beneficia não só as rotinas da corporação, como também confere mais segurança para os dados, evitando o arquivamento de registros que não são necessários, além de otimizar a busca e controle de documentos. 

Com a pandemia e o home office, novas dinâmicas de trabalho surgiram. Para as organizações que dependiam predominantemente de documentos físicos, foi necessário se adaptar às plataformas digitais. Já para as empresas que possuíam uma estrutura de informatização mais robusta, foi preciso adaptar os processos e criar estratégias para tornar as atividades mais ágeis e funcionais.

Neste contexto, é importante notar que seja para se adaptar ou para aperfeiçoar seu workflow, é preciso escolher uma solução que facilite a gestão dos registros, o desempenho das atividades e a comunicação. 

A intranet se mostra uma ótima possibilidade para corporações, uma vez que ela simplifica a gestão de materiais e o controle do documento ao longo de todo o seu ciclo de vida. O SharePoint é um software especializado nessa ferramenta, proporcionando condições para a melhora de resultados.

Para conhecer mais sobre a ferramenta, continue acompanhando o artigo e conheça os principais recursos para gestão de arquivos e documentos que o SharePoint possui!

Como o SharePoint trabalha com a gestão de arquivos?

O SharePoint é o software de intranet da Microsoft que conta com uma plataforma de colaboração entre grupos. 

A solução pode ser utilizada como um portal corporativo e contribui na gestão de informações, projetos, fluxos de operações e equipes. 

Podemos dizer que uma das funcionalidades mais importantes do SharePoint é controlar o ciclo de vida dos documentos da empresa, envolvendo aspectos como:

a) Criação;
b) Revisão;
c) Publicação;
d) Armazenagem ou exclusão.

A gestão de documentos deve ser realizada de forma adequada ao nível de flexibilidade da cultura corporativa. 

No caso do SharePoint, há recursos que permitem adaptar a solução à dinâmica do negócio, variando de um nível de maior rigidez para um sistema menos estruturado, de acordo com sua escolha.

O Microsoft SharePoint faz a especificação de questões como:

a) Modalidades de documentos e outros conteúdos podem ser criados na sua empresa;
b) O modelo que deve ser utilizado para cada tipo de documento;
c) Metadados fornecidos para cada tipo de arquivo;
d) Local de armazenagem do registro em cada estágio de seu ciclo de vida;
e) Estratégias de controle de acesso a um documento;
f) Fluxos necessários para mover documentos dentro da corporação, conforme os membros da equipe colaboram para a criação, a revisão, a aprovação, a publicação e o descarte do documento.

Quais são as vantagens do Microsoft SharePoint para a gestão de arquivos?

No Microsoft SharePoint, os materiais são manejados como se você procurasse um documento no computador, com uma visualização em pastas. 

A barra de pesquisa permite localizar diversos arquivos, sendo que, nos resultados, há a pré-visualização do documento, sem que seja necessário abri-lo diretamente. Ele se integra ao Microsoft 365 e conta com a segurança e infraestrutura da Microsoft.

Além de estar atualizada com a Lei Geral de Proteção de Dados, a plataforma conta com a sincronização de arquivos offline e o gerenciamento de permissões. 

Assim, a solução permite melhorar a experiência de usabilidade dos colaboradores e proporciona condições para a produtividade dos times.

Quais são os recursos para organização de dados e informações no SharePoint?

O SharePoint apresenta vários recursos para facilitar o trabalho na empresa. 

Acompanhe as informações a seguir para saber mais!

1. Gestão de arquivos

Como dissemos anteriormente, uma das principais vantagens da plataforma são as ferramentas que permitem a organização dos dados e informações da corporação. 

Por meio delas é possível criar uma biblioteca de documentos em SharePoint para armazenar arquivos de forma organizada, segura e funcional. 

Dessa forma, você e sua equipe encontram os materiais com facilidade, trabalham neles em conjunto e acessam os itens de qualquer dispositivo, seja ele móvel ou PC. 

Os sites de equipe na intranet incluem uma biblioteca de documentos por padrão e a  solução permite acrescentar documentos e novas bibliotecas a um site, por exemplo.

No SharePoint, há como gerenciar permissões de acesso e realizar atividades como a criação de formulários, fluxos de trabalho e aplicativos. As tarefas criadas podem incluir a identificação de responsáveis dentro de um workflow para acompanhar o progresso da atividade. 

Isso permite aumentar a produtividade da produção e das aprovações. Além disso, você também pode delimitar prazos para as demandas, evitando atrasos e equívocos.

2. Gestão Eletrônica de Documentos

O SharePoint tem ferramentas que visam controlar e rastrear documentos compartilhados entre os membros da equipe. Ele contribui no processo de revisão e aprovação dos documentos. 

Destacamos que o SharePoint, diferentemente do OneDrive (que é individual) é uma plataforma de toda a organização em que é possível criar sites específicos para cada departamento. Assim, se você é da área de TI, por exemplo, o site da intranet apresenta todos os documentos da área compartilhados entre os colegas de trabalho.

A solução conta com um poderoso GED (Gestão Eletrônica de Documentos) que permite que todos os documentos no software possuam histórico de versões. 

Se os colaboradores quiserem discutir ideias, eles podem abrir um chat na lateral do documento, para conversar em tempo real. Essa funcionalidade se estende para o “grande trio”: Word, Excel e PowerPoint.

Um ponto essencial é que todos podem trabalhar no mesmo arquivo e você tem o controle de cada alteração do documento. Essa aplicação é bastante relevante para gestores, para o monitoramento do processo e também para a recuperação em caso de remoção de alguma informação relevante no material.

3. Biblioteca de documentos

É possível anexar inteligência ao seu file server. Nas pastas do SharePoint, você pode criar um fluxo de forma que as modificações façam a geração automática de uma notificação para lideranças ou outros envolvidos com a documentação.

O sistema faz a arquitetura de credenciais e você monta o fluxo personalizado. Em seguida, ele realiza o encaminhamento de mensagem no Microsoft Teams, desde que você faça a inserção de uma ação ramificada.

4. Planejamento de políticas de gerenciamento de informações

As soluções da Microsoft possibilitam fazer o planejamento de políticas de gerenciamento de informações para cada modalidade de conteúdo, com o objetivo de certificar o usuário de que os documentos estão sendo auditados, mantidos e, se necessário, descartados de acordo com requisitos legais e institucionais da empresa. 

Além disso, o servidor inclui funções que implementam auditoria, retenção de documentos e códigos de barras, com a funcionalidade de garantir que os impressos tenham versões eletrônicas correspondentes.

Como aproveitar os recursos do SharePoint? 

Como você pôde perceber, o SharePoint conta com muitos recursos. Aqui vão algumas dicas de como aproveitar melhor essas potencialidades para maximizar seus resultados!

Faça uso da ferramenta de pesquisa, baseada em inteligência artificial

Encontrar um arquivo não precisa ser um problema. Com a multiplicidade de setores e o grande número de documentos, nada melhor do que contar com uma ferramenta de pesquisa avançada para não atrasar o seu fluxo de atividades. 

A solução de busca se baseia em inteligência artificial, ou seja, é embasada em machine learning e deep learning. Isso otimiza suas tarefas e melhora o desempenho das atividades.

Aproveite o potencial da ferramenta e mantenha uma organização impecável dos documentos

Outra dica para manter uma boa organização dos registros da empresa é capacitar a equipe sobre a metodologia de gestão de arquivos e sobre os recursos do SharePoint. Dessa forma, a equipe fica alinhada sobre as funcionalidades das ferramentas. 

Conte com o apoio de uma empresa parceira da Microsoft

Para aproveitar ao máximo o SharePoint, conte com o apoio de uma empresa Microsoft Gold Partner como a Lattine Group. Somos uma organização de consultoria e transformação digital, especializada no ecossistema da Microsoft.

O Microsoft SharePoint é uma solução  com diversos recursos que podem contribuir com a dinâmica da sua empresa. 

Porém, para saber utilizar e aproveitar melhor todas as ferramentas do software, entre em contato com a gente! Contamos com uma equipe amplamente capacitada e experiente para te ajudar. 

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